Sytuacje społeczne towarzyszą nam niemal codziennie, a relacje interpersonalne to nieodłączny i niezmiernie istotny element naszego życia. Komunikujemy się w zasadzie bez przerwy w różnorodny sposób, a dzięki rozwojowi technologii komunikacja nabiera nowego znaczenia i przyjmuje coraz to nowsze formy i kanały, takie jak, między innymi, videochat, czy Messenger.
Niniejszy artykuł porusza kwestię komunikacji interpersonalnej – tej najbardziej dla nas naturalnej, spełniającej wiele ważnych funkcji. Dzięki komunikacji interpersonalnej chociażby przekazujemy i odbieramy informacje, wyrażamy emocje i uczucia, a w konsekwencji zaspokajamy swoje potrzeby, takie jak na przykład poczucie przynależności, czy bezpieczeństwa.
Co więcej, od dawna wiemy już, że komunikacja interpersonalna to nie tylko przekaz słowny, ale również elementy komunikacji niewerbalnej, takie jak ton głosu, mimika, czy gesty, które, jak się okazuje, mają przeważające znaczenie w nadawaniu przekazu. Komunikacja interpersonalna to narzędzie do budowania i kształtowania naszych relacji z innymi, które pozwala nam wpływać na jej jakość i intensywność.
Relacje interpersonalne są dla nas ważne nie tylko dlatego, że stanowią nieodłączny aspekt naszego codziennego funkcjonowania. Można powiedzieć, że są one wyznacznikami naszej jakości życia, a więc i poczucia dobrostanu psychicznego.
Poczucie dobrostanu psychicznego (ang. psychological well-being) to inaczej subiektywna ocena własnego życia, na której wpływ mają właśnie relacje interpersonalne, co potwierdzają między innymi psycholodzy Carol Ryff i Corey Keyes. Badacze uważają, iż poczucie dobrostanu psychicznego determinuje sześć podstawowych elementów, takich jak: akceptacja siebie, panowanie nad środowiskiem, rozwój osobisty, cel życiowy, autonomia oraz pozytywne relacje z innymi. Te ostatnie budujemy i kształtujemy zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym, dlatego też nasze poczucie dobrostanu zależy również od relacji służbowych.
Tak twierdzi jeden z najbardziej znanych przedstawicieli psychologii pozytywnej Mihály Csíkszentmihályi. Węgierski psycholog uznaje, że jakość życia zależy od dwóch elementów: wykonywanej pracy oraz relacji między ludźmi. O ile wybór przyjaciela, czy partnera życiowego jest uwarunkowany naszą decyzją, o tyle w pracy nie zawsze możemy wpłynąć na wybór członków zespołu oraz przełożonych. Dlatego też efektywna komunikacja interpersonalna i umiejętność budowania relacji staje się kluczowa, bowiem pozytywne interakcje w pracy to jeden z elementów, który sprzyja zadowoleniu z niej.
Budowanie relacji służbowych zaczyna się już na etapie rekrutacji, gdzie mamy do czynienia z interakcją organizacja – kandydat. Proces rekrutacji to nie tylko wstępna selekcja pracowników. Dzięki kontaktowi z rekruterem, zwłaszcza podczas pierwszej rozmowy, nawiązywana jest relacja, której jakość może zaowocować zatrudnieniem kandydata.
Najczęściej na podstawie właśnie tego kontaktu potencjalny pracownik tworzy swój własny subiektywny wizerunek organizacji, na który składają się ważne czynniki niewizualne, takie jak zachowanie pracowników, ich wygląd, maniery, sposób prowadzenia rozmów, w tym telefonicznych, czy korespondencji. Proces budowania wizerunku firmy jako potencjalnego pracodawcy zaczyna się już na tym etapie. Rekruter, jako osoba reprezentująca organizację oraz jej energia (pozytywna lub negatywna) odgrywają tutaj szczególną rolę.
Jak zbudować pozytywną relację z kandydatem? Podczas moich wystąpień podkreślam, że bardzo ważne jest tzw. pierwsze 5 minut rekrutera, już na etapie kontaktu telefonicznego lub poprzez social media. Mogę dodać, że te 5 minut to nic innego, jak właśnie zbudowanie relacji z kandydatem.
Na bazie wieloletniego doświadczenia w obszarze rekrutacji wyselekcjonowałem 10 ważnych wartości (nazywanych przeze mnie cnotami rekruterskimi), które podczas wspomnianych pierwszych 5 minut powinien stosować każdy rekruter. Opisuję je w liście poniżej.
10 cnót głównych rekrutera podczas pierwszego kontaktu z kandydatem / kandydatką
- Pierwsze wrażenie
Przedstaw się i powiedz wyraźnie lub napisz z jakiej firmy i w jakim celu dzwonisz / piszesz. - Uśmiech
Bądź uśmiechnięty / uśmiechnięta w trakcie pierwszego kontaktu z kandydatem / kandydatką - Rzetelność
Upewnij się, że rozmawiasz / piszesz z właściwą osobą i że nadal kandydat / kandydatka jest zainteresowany / zainteresowana Twoją ofertą. - Grzeczność
Zapytaj, czy kandydat / kandydatka może poświęcić Tobie w tej chwili kilka minut na rozmowę. - Obowiązek informacyjny
Przypomnij główne zadania na stanowisku. - Priorytetyzajca
Zapytaj tylko o kluczowe kwestie: wymagane uprawnienia, znajomość języka, jeśli jest wymagany (jeśli nie ma tej informacji w CV), oczekiwania finansowe, dyspozycyjność. - Transparentność
Poinformuj kandydata / kandydatkę o warunkach zatrudnienia, w szczególności o wynagrodzeniu, jakie oferowane jest na danym stanowisku i uzyskaj aprobatę, że jest ono odpowiednie dla kandydata / kandydatki. - Partnerstwo
Zaproś na rozmowę rekrutacyjną, jeśli kandydat / kandydatka wyraża zgodę i poinformuj o tym jak będzie wyglądał proces rekrutacyjny, kto w nim będzie uczestniczył. Ustal czy zaproponowany termin jest odpowiedni dla kandydata / kandydatki. Podsumowanie ustaleń prześlij w formie wiadomości e-mail lub wiadomości SMS. - Dialog
Spytaj czy kandydat / kandydatka ma do Ciebie pytania, odpowiedz na nie. - Uprzejmość
Pożegnaj się życzliwie.
Jaka będzie relacja z kandydatem, tak naprawdę zależy głównie od rekrutera, chociaż pozytywne nastawienie musi mieć i sam kandydat. Rekruter jednak może odpowiednio zmotywować swoją postawą kandydata. Jeśli przestrzegane będą tzw. cnoty rekruterskie, to jest duże prawdopodobieństwo, że pierwsze 5 minut rozwinie się w pozytywną relację, która zaowocować może finalizacją procesu rekrutacyjnego.
Podkreślę też, że swoje 5 minut rekruter ma nie tylko przez telefon, ale tak naprawdę w każdym kanale komunikacji z kandydatem. Nieważne, czy jest to e-mail, rozmowa na żywo, videochat, Messenger czy portal społecznościowy – szacunek i pozytywne nastawienie otwiera drzwi do nawiązania dobrych relacji. Brak umiejętności budowania relacji, może natomiast być poważnym zagrożeniem, gdyż to rekruter jako pierwsza linia frontu w organizacji, jest jej wizytówką i jego działania powinny wpływać na budowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy.
Często pracodawcy zadają mi pytanie: „Jak uniknąć negatywnych komentarzy na temat mojej organizacji?” Odpowiadam wtedy: „Wyjdź na pierwszą linię frontu, bo być może konieczne jest przeszeregowanie żołnierzy.” Odpowiedź brzmi może kontrowersyjnie, ale niestety często jest tak, że pracodawcy nie weryfikują poziomu relacyjności swoich rekruterów.
Warto o to zadbać (pod warunkiem, że wynik weryfikacji umiejętności budowania relacji jest negatywny), zapewniając im chociażby opiekę osoby bardziej doświadczonej, wysłać na dodatkowe szkolenie, czy skorzystać z pomocy psychologa. Każdy przecież całe życie się uczy.
Należy także pamiętać, że raz pozytywnie zbudowana relacja, po pierwsze: skutkuje pozytywnie w przyszłości, bo dzięki niej można otrzymywać od kandydata, nawet tego niezatrudnionego, rekomendacje lub można zatrudnić go w przyszłości; po drugie: niepodtrzymywana umiera; po trzecie: nie trwa wiecznie, bo tak samo, jak się ją zbudowało, tak samo można zburzyć. Dbajmy zatem o relacje, one zdecydowanie ułatwiają i pracę, i życie.
Budowanie pozytywnych relacji nabiera jeszcze większego znaczenia, gdy kandydat zostaje zatrudniony i rozpoczyna pracę. Musi on bowiem nie tylko poznać zespół, ale i efektywnie w nim funkcjonować, co wiąże się z koniecznością konstruktywnego komunikowania się. Warto odpowiedzieć zatem na pytanie, czym skutkuje budowanie i utrzymywanie satysfakcjonujących relacji interpersonalnych w pracy?
Podstawową korzyścią jest przede wszystkim wzrost zaangażowania pracownika, co manifestuje się pozytywnym zaabsorbowaniem swoją pracą, poczuciem sensu jej wykonywania oraz odpowiedzialnością za swoje działania. Zaangażowanie z kolei skutkuje osiąganiem pozytywnych efektów pracy, co przynosi korzyści nie tylko dla pracodawcy.
Na bazie własnych obserwacji, nasuwa się wniosek: pracownik utrzymujący pozytywne relacje chętniej przychodzi do pracy, czuje się w niej komfortowo oraz przede wszystkim odczuwa mniejszy poziom stresu, który jest częstym towarzyszem naszego życia zawodowego i nie tylko.
Zaangażowanie staje się zatem kluczowe, gdyż ściśle wiąże się z efektywnością pracy oraz poczuciem dobrostanu, które coraz bardziej staje się niezwykle ważne nie tylko dla pracownika, ale i całej dla organizacji. Co więcej, zaangażowanie wpływa korzystnie na kondycję psychiczną pracownika, gdyż okazuje się, że zaangażowanie w pracy zmniejsza liczbę niepożądanych objawów, np. symptomów depresyjnych.
Tak więc, pracownik wykazujący zaangażowanie cieszy się lepszym zdrowiem psychicznym i fizycznym oraz wyższym poziomem i skutecznością wykonanej pracy. To wszystko powoduje, że środowisko pracy staje się dla niego przyjaznym miejscem, w którym czuje się komfortowo i do którego z chęcią się udaje. Ponadto pozytywne relacje interpersonalne determinują poczucie satysfakcji z pracy, którą można zdefiniować jako postawę pracownika wobec wykonywanej pracy zawierającej element behawioralny, poznawczy i emocjonalny.
Wiemy już, że na subiektywne poczucie satysfakcji z pracy ma wpływ szereg czynników materialnych i pozamaterialnych. Jest wiele różnych koncepcji, które mówią o tym, jakie czynniki warunkują poczucie satysfakcji z pracy i większość z nich wskazuje na element relacji interpersonalnych. Pozostałymi najczęściej wymienianymi elementami są warunki pracy (np. wyposażenie), aspekty ekonomiczno-społeczne (m.in. wysokość wynagrodzenia) oraz charakter wykonywanych zadań (np. samodzielność w realizacji obowiązków).
Warto ponadto zaznaczyć, że relacje interpersonalne są jednym z kluczowych elementów determinujących sprawność funkcjonowania nie tylko jednostki, ale całych zespołów, a więc i organizacji. Budowanie pozytywnych relacji interpersonalnych w pracy skutkuje zatem nie tylko dobrem pracownika, ale również rozwojem organizacji w aspekcie globalnym. Powyższe świadczy o tym, że firmy powinny zwracać szczególną uwagę na aspekt relacji i wzmacniać konstruktywne praktyki w tym zakresie.
Wiemy już jakie korzyści przynoszą pozytywne relacje wśród pracowników i jaką funkcję w procesie rekrutacji pełni budowanie relacji. Jak zatem sama firma powinna kształtować relacje z pracownikami, aby w dalszym ciągu chcieli oni dla niej pracować? Tworzenie kultury organizacyjnej wspierającej poczucie dobrostanu pracownika oraz zarządzanie przez wartości stają się sensowną odpowiedzią na to pytanie.
Obecnie jest wiele różnych praktyk i narzędzi ukierunkowanych na pozyskanie i utrzymanie pracownika, jak na przykład stosowanie koncepcji praktyk społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR ang. Corporate Social Responsibility). Koncepcja ta zakłada między innymi promowanie i zapewnianie bezpieczeństwa pracy, poszanowanie godności i prywatności pracownika oraz zapewnienie mu możliwości rozwoju.
Według badań w kontekście relacji pracownik-organizacja okazuje się, że poza kwestią finansową ogromne znaczenie mają aspekty moralne. Zatem w kontekście relacji pracowniczych istotna staje się kultura organizacyjna oraz panujący w niej klimat, wartości organizacji i jej misja. Wszystkie te elementy kształtują z kolei tożsamość organizacyjną przedsiębiorstwa, czyli jeden z niematerialnych narzędzi do budowania przewagi konkurencyjnej na rynku.
Tożsamość organizacyjna komunikuje wewnętrznym i zewnętrznym odbiorcom czym jest firma, jakie reprezentuje wartości oraz jakie ma cele. Jeśli organizacja działa etycznie, buduje swój pozytywny wizerunek i tym samym tworzy oraz umacnia własną reputację, skuteczniej pozyska i utrzyma nowych pracowników.
Podsumowując, budowanie relacji to niezwykle ważny element życia zawodowego, które jest skutecznym narzędziem do pozyskania i utrzymania pracownika w organizacji. Tworzenie kultury organizacyjnej praktykującej pozytywne relacje i inne działania wspierające poczucie dobrostanu pracownika jest jednym ze skutecznych narzędzi pozyskiwania oraz utrzymania pracownika w firmie.
Związek organizacji oraz pracownika jest jak związek między ludźmi – należy o niego dbać, kierując się określonymi, etycznymi zasadami, które przynoszą obopólne zaangażowanie oraz korzyści.
Literatura:
- Sasin, M. (2018). Budowanie zaangażowania, czyli jak motywować pracowników i rozwijać ich potencjał.
- Błaszczyk, W. (2005) Metody organizacji i zarządzania. Kształtowanie relacji organizacyjnych, Warszawa: PWN.
- Zarębska, A. (2008) Tożsamość organizacyjna przedsiębiorstwa. Jak stworzyć konkurencyjną firmę? Warszawa: Difin.
- Czapiński, J. (2017). Psychologia szczęścia. Kto, kiedy, dlaczego kocha życie i co z tego wynika, czyli nowa odsłona teorii cebulowej. Warszawa: Wydawnictwo Naukowe SCHOLAR.
- Czerw, A. (2017). Psychologiczny model dobrostanu w pracy, Warszawa: PWN.
- Kaczmarek, Ł. (2016). Pozytywne interwencje psychologiczne. Dobrostan a zachowania intencjonalne. Poznań: Zysk i Ska.
O autorze:
Artur Dzięgielewski
„Nie tylko nie pal za sobą mostów, ale przede wszystkim je buduj” – kierując się tą zasadą, Artur, HR Manager / Culture & People Manager, dzięki ogromnemu zaangażowaniu i pasji do swojej pracy buduje mosty swojej kariery już od 18 lat. W tym czasie zdobywał doświadczenie nie tylko w branży HR, ale również w branży finansowej, w sprzedaży i obsłudze klienta. Łączy zdobytą podczas edukacji, kształcenia i doskonalenia swoich umiejętności wiedzę teoretyczną z wiedzą praktyczną, którą uzyskał pracując w firmach o zróżnicowanych profilach działalności. Jest ekspertem w wielu obszarach HR, między innymi rekrutacja, rozwój pracowników, benefity pozapłacowe, employer branding.
Karolina Kilar
psycholog i trener
Prowadzi wsparcie w różnorodnych sytuacjach zawodowych i prywatnych dla jednostek oraz grup, a także pomaga budować nowe umiejętności, wzmacniać mocne strony i rozwijać kompetencje. Ma doświadczenie w pracy klinicznej, dzięki czemu rozpoznaje i przeciwdziała występowaniu objawów chronicznego stresu, wypalenia zawodowego, kryzysów psychologicznych i innych zaburzeń w sferze zdrowia psychicznego. W życiu zawodowym i prywatnym podkreśla istotę dbania o dobrostan psychofizyczny jako jeden z kluczowych wyznaczników efektywnego funkcjonowania, kreatywności i satysfakcji z pracy oraz życia osobistego.