Chwalić czy doceniać pracownika? To pytanie, które najczęściej pojawia się podczas moich wystąpień na konferencjach, gdzie prezentuję opisany w niniejszym artykule system poleceń pracowniczych. Tak naprawdę oba słowa mają wydźwięk pozytywny, idąc zatem tym tropem, najważniejsza jest idea i chęć wyrażenia pozytywnej opinii o pracowniku, a nie słowo, czyli „opakowanie” samej idei. W słowniku języka polskiego przeczytać można, że „doceniać” oznacza nic innego, jak uznać wartość, znaczenie czegoś, pozytywnie ocenić kogoś, coś. Z kolei „chwalić”, to mówić o kimś lub o czymś z uznaniem. Czy zatem mamy doceniać, czy chwalić współpracowników? Nie ma tu znaczenia słowo jakie zastosujemy, bo najistotniejszy jest sam fakt wyrażenia pozytywnych emocji wobec współpracowników.

Idea zbudowania systemu pojawiła się ponad rok temu. Pracując z ludźmi od wielu lat, zaobserwowałem że chwalenie osób, z którymi współpracujemy wcale nie jest częstym zjawiskiem. Łatwiej przychodzi nam powiedzenie podwładnemu co zrobił nie tak, niezgodnie z przyjętymi procedurami, niż stwierdzenie, że dobrze i terminowo wykonał swoją pracę i że przyniosła ona zysk firmie.

Miejsce pochwały często zajmuje niekonstruktywna krytyka, która niczego dobrego nie wnosi do organizacji, zespołu czy do sfery psychicznej pracownika. A przecież chwalenie jest czymś miłym, motywującym do dalszego działania. W organizacji, w której jestem zatrudniony pracownicy pomagają sobie nawzajem, bezinteresownie pomagają również osobom spoza organizacji. Obserwując takie zachowania, postanowiłem je wyeksponować, nadać im odpowiednią wartość – stąd pomysł na stworzenie „Systemu pochwał pracowniczych”.

Pierwsza faza projektu wiązała się z wyborem najlepszej, a zarazem najprostszej formy dla systemu pochwał. Uznałem, że tylko łatwy i czytelny model wzbudzi zainteresowanie i chęć pochwalenia przez pracowników innych współpracowników. Testowałem kilka gotowych narzędzi, rozważałem też stworzenie własnego – z pomocą firmowych programistów.

Pierwsze nie były na tyle interesujące, bym zdecydował się na wybór jednego z nich, natomiast napisanie kodu, który byłby silnikiem własnego narzędzia, okazało się zbyt czasochłonne. Pomyślałem wtedy, że najlepsze będzie stworzenie prostego formularza, za pomocą którego każdy pracownik będzie mógł przesłać swoją pochwałę. Z użyciem strony zewnętrznej zbudowałem formularz – na wzór ankiety. Pokazałem go kilku osobom w firmie – opinie były pozytywne. Przeszliśmy do wdrożenia. Od tej pory wszystkie przesłane pochwały gromadzone się w panelu.

W organizacji działa wewnętrzna strona informacyjna dla pracowników, gdzie znaleźć można wszystkie niezbędne informacje dotyczące życia firmy, przydatne linki czy dokumenty. Również tam opisane są:

• wszystkie benefity przysługujące pracownikom,
• prowadzone przez nas działania charytatywne,
• galerie zdjęć z naszych spotkań integracyjnych, szkoleniowych i biznesowych.

Jest to miejsce, do którego regularnie zagląda większość pracowników, dlatego właśnie tam umieściłem system pochwał pracowniczych.

Sekcja poświęcona systemowi zawiera krótki opis projektu, formularz do zgłaszania pochwał oraz, aktualizowany na bieżąco ranking chwalonych.

Wspomniany formularz jest uproszczony do minimum. Każdy zgłaszający musi podać:

•   imię i nazwisko – swoje oraz osoby, którą chce pochwalić,
•   krótki merytoryczny opis zasługi,
•   liczbę gwiazdek, jaką chce przyznać za daną zasługę (od 1 do 5).

To właśnie liczba zgromadzonych gwiazdek decyduje o miejscu w ogólnofirmowym rankingu.

Jak to zwykle bywa – początki nie były łatwe. Pierwsza faza projektu wiązała się z koniecznością wewnętrznej reklamy systemu pochwał, którą zajął się mój zespół współpracowników. Jak zachęcaliśmy do zaangażowania się w akcję? Słowem mówionym i pisanym.

Pierwsza, przygotowana przez nas, krótka informacja została przesłana do pracowników w cotygodniowym newsletterze. Jej treść zamieszam poniżej.

„Twój kolega, koleżanka, lider, członek zarządu, zrobił/a coś za co zasłużył/a na pochwałę? Podziel się z nami tą informacją. Wejdź na naszą wewnętrzną stronę. Przycisk ‘Kliknij by pochwalić pracownika’, przekieruje Cię do krótkiego formularza, który wypełnij proszę dokładnie z zawartymi tam instrukcjami. Przyznane przez Ciebie pochwały oraz gwiazdki zostaną umieszczone w rankingu na stronie. Na koniec roku 3 pierwsze osoby w rankingu otrzymają od nas niespodzianki.”

Oczywiście każdy, kto miał pytania, mógł bezpośrednio ode mnie uzyskać na nie odpowiedź. Dodatkowo, na tablicach informacyjnych w naszych dwóch pomieszczeniach socjalnych pojawiły się plakaty promujące nowy system.

Ku memu zdziwieniu, pochwały zaczęły spływać dość szybko. W ciągu kilku pierwszych dni, było ich aż 15. Pomimo tego, że liczba ta stale rosła, zauważyłem, że konieczne jest regularne przypominanie o systemie oraz o tym dlaczego warto doceniać innych, ponieważ w codziennym natłoku pracy łatwo o chwaleniu zapomnieć.

Są pracownicy, którym chwalenie weszło już w krew, oraz tacy, którym warto przypominać o akcji. Na koniec roku 2018 w rankingu było 76 osób pochwalonych, z czego większość osób otrzymała więcej niż jedną pochwałę. Numer jeden zgromadził aż czternaście pochwał i został wyróżniony 70 gwiazdkami. Od stycznia 2019 formuje się nowy ranking, lista chwalonych sukcesywnie się powiększa.

Skonstruowany przeze mnie system pochwał pracowniczych nie ma ograniczeń, jeśli chodzi o to kto chwali. Pochwały przyznają zarówno kierownicy, jak i członkowie działów, zespołów. Chwalić może również Zarząd. I chwali! To bardzo ważne, aby przykład szedł z góry. Taki był zamysł projektu i w taki sposób jest realizowany – by chwalił każdy. Kogo zatem należy chwalić? Również każdego – bez znaczenia, czy pracownik stoi na linii produkcyjnej, jest brygadzistą, kierownikiem czy członkiem zarządu. Działa to tak samo, jak w przypadku przyznających pochwały.

System pochwał jest moderowany tzn. że pochwały nie pojawiają się automatycznie na stronie. Najpierw są weryfikowane przeze mnie, a następnie wyświetlane w rankingu. Czy to oznacza, że pojawiają się „żartobliwe” głosy? Nie. Moderacja jest po to, by wyeliminować chociażby brakującą interpunkcję. Gdyby jednak pojawił się jakiś niestosowny zapis, to z pewnością nie zostanie opublikowany na stronie. Taka sytuacja nigdy nie miała miejsca i zakładam, że nigdy się nie wydarzy, ponieważ cały nasz zespół podchodzi do systemu pochwał w sposób rzetelny, co mnie bardzo cieszy.

Pochwały w systemie są naprawdę różne. Dotyczą głównie sfery zawodowej:

•   za pozytywne rozwiązanie trudnej sytuacji z klientem,
•   za rzetelne zastępstwo podczas nieobecności urlopowej,
•   za zaangażowanie w akcje charytatywne,
•   za inspirujące szkolenie,
•   za bezstresowy proces rekrutacyjny,
•   za codzienną pomoc przy pracy.

Jak wspomniałem wcześniej każda pochwała otrzymuje określoną liczbę gwiazdek. To chwalący uznaje jaki priorytet przyzna chwalonemu za jego zasługę. Najczęściej pojawiają się pochwały z pięcioma gwiazdkami, aczkolwiek są i takie gdzie jest ich mniej. To pokazuje, że pracownicy potrafią stopniować ważność pochwały i świadczy, że podchodzą do swoich wpisów solidnie.

Gdy opowiadam o prezentowanym w artykule systemie, często pojawia się pytanie: „Jakie niespodzianki przewidział Pan dla pracowników, którzy zdobędą najwięcej pochwał?” Zawsze odpowiadam z uśmiechem: „Przecież to są niespodzianki, zatem w tej chwili nie mogę powiedzieć, bo niespodzianki już nie będzie”. Podkreślam, natomiast, że lubię widzieć radość pracownika i że na pewno będą zadowoleni. I faktycznie pracownicy, którzy otrzymali upominki na koniec roku 2018 byli z nich bardzo zadowoleni. W roku 2019 przewiduję również niespodziankę dla osoby, która udzieli największej liczby pochwał – za największe zaangażowanie i tym samym, dawanie dobrego przykładu innym.

Zadano mi to pytanie podczas jednego z wystąpień na temat systemu pochwał pracowniczych. Uważam, że chwalenie pracowników powinno być nawykiem wykształconym u każdego. Docenianie, nawet za drobne rzeczy, daje osobie chwalonej poczucie satysfakcji z dobrze wykonanego zadania, nakręca do dalszych działań i nawet jeśli ktoś nie daje poznać po sobie, to w środku czuje radość, zadowolenie.

Nie należy bać się chwalenia. Ono z pewnością nie zaszkodzi naszej pozycji, a świadczyć może o naszej dojrzałości. Natomiast w przypadku kierownika, jest jednym z elementów mających wpływ na budowanie autorytetu w zespole. Motywacja pracownika chwalonego jest zdecydowanie wyższa niż pracownika, który nie słyszy pochwał. Pochwała, szczególnie ta, o której wie nie tylko sam pracownik, lecz także szersze grono, bardzo mocno podnosi jego zaangażowanie. Ma również zdecydowany wpływ na pracę, atmosferę w firmie i zespole. Zadowoleni pracownicy, to zaangażowani pracownicy. Taki właśnie jest też cel systemu – pokazanie i docenienie zaangażowania pracowników.

Tworząc system pochwał pracowniczych poprosiłem o opinię Karolinę Kilar, psycholog, z którą współpracuję. Mój projekt spotkał się z dużym zainteresowaniem oraz akceptacją z jej strony. Potwierdza to w swoim komentarzu, którą przekazała mi jeszcze przed wdrożeniem: „System pochwał pracowniczych to jeden z pozapłacowych czynników motywacyjnych bezpośrednio wpływających na poczucie satysfakcji z pracy. Pochwała jest tzw. wzmocnieniem pozytywnym, które uruchamia zasoby wewnętrzne pracownika oraz determinuje poczucie kompetencji i własnej skuteczności. Efektywność motywacji niematerialnej zależy bowiem od tego, w jakim stopniu zaspokaja ona potrzeby psychologiczne zatrudnionych. Chwalony pracownik jest bardziej zaangażowany i efektywny oraz ma poczucie sensu wykonywanej przez niego pracy, co jest kluczowe nie tylko dla jednostki, ale i całej firmy. System pochwał jest doskonałym narzędziem budowania relacji wśród pracowników, gdyż wpływa na skuteczną komunikację w zespole i poza nim, a właściwa komunikacja stanowi jeden z podstawowych wyznaczników sukcesu całej organizacji”.

Jeszcze przed uruchomieniem systemu pojawiały się pytania: „Czy i jakie ryzyka związane z tym systemem przewiduję? Czy chwalenie pracowników na pewno ich zmotywuje, czy może wywoła eskalację oczekiwań, roszczeń?” W fazie tworzenia nie chciałem prognozować ryzyk. Założyłem, że wdrażam kolejny projekt, który będzie pro pracowniczy. Oczywiście miałem świadomość, że początkowo pracownicy nie będą chcieli chwalić innych, ale już w gestii mojego zespołu leżała właściwa promocja systemu pochwał wśród pracowników. Obecnie mogę napisać, że system działa doskonale. Informujemy o nim na bieżąco: średnio raz na trzy tygodnie w naszym newsletterze przypominamy, aby wrócić pamięcią do kilku wcześniejszych dni i spróbować poszukać tego, co ktoś zrobił dobrego. Plakaty opisujące system pochwał nadal wiszą na tablicach informacyjnych, cyklicznie zmieniamy ich grafikę, by nakierować na nie wzrok pracowników. To bardzo istotne, by co jakiś czas przypomnieć w nieco innej formie graficznej, gdyż oko przyzwyczaja się do tego samego zdjęcia i „nie chce” już na nie patrzeć.

Po roku funkcjonowania systemu przyznaję, że pracownicy potrafią coraz częściej dostrzegać sytuacje zasługujące na pochwałę. To naprawdę cieszy. Co nam dało wprowadzenie systemu? Skutki są tylko pozytywne:

• zwiększona motywacja do dalszego działania, polegającego na wzajemnej pomocy na linii pracownik-pracownik, przełożony-pracownik, czy organizacja-beneficjenci,
• częstsze docenianie współpracowników za dobrze wykonane zadania,
• bardziej pozytywna atmosfera w pracy,
• wzrost zaangażowania pracowników w wykonywane zadania,
• poprawa komunikacji wewnątrz zespołów i na poziomie globalnym,
• istotny wpływ na budowanie kultury organizacyjnej opartej na relacjach.

Sukces wprowadzonego przeze mnie systemu implikuje chęć, a nawet konieczność jego kontynuacji i rozwoju. Przypominam o nim tak często, jak to możliwe, by podkreślać że wzmacnianie pozytywne w postaci pochwały ma bardzo duże znaczenie dla wszystkich. Każdego, kto boi się chwalić, zachęcam do spróbowania – zaobserwujecie znaczne zmiany w Waszych zespołach. Polecam, bo chwalenie to dobra rzecz.